Eric Boorsma, Afdelingshoofd Order Entry, over de effecten van de corona maatregelen op zijn team
20 april 2020
-
3 minuten
De verspreiding van het coronavirus laat mensen inzien hoe kwetsbaar onze voedselketen is en hoe belangrijk de beschikbaarheid van veilig en gezond voedsel is. Bij De Heus zijn we dan ook trots op de bijdrage die we iedere dag leveren in de voedselketen. Natuurlijk vraagt dat op dit moment om flexibiliteit. Veel dingen gaan net even anders. Hoe anders? Dat vertellen onze medewerkers je graag. Vandaag spreken we Eric Boorsma, Afdelingshoofd Order Entry.
Eric Boorsma werkt ruim 30 jaar bij De Heus. Waarvan hij er nu 15 op de afdeling Expeditie en Order Entry volbrengt. In de rol van afdelingshoofd Order Entry geeft hij leiding aan een team van 11 mensen.
Maatregelen voor Order Entry
“Wij kunnen als afdeling technisch en praktisch gezien niet thuiswerken. Klanten bellen het bestelnummer, de centrale verdeelt deze telefoontjes over onze mensen. Als we vanuit één locatie werken kunnen we, wanneer het extra druk is, collega’s bij schakelen om de wachtrij weg te werken. Om goede service te kunnen leveren, moeten we wel snel een antwoord kunnen geven op vragen van klanten. Vanuit huis wordt dit lastiger. Onze Order Entry en de afdeling Planning zijn wel gesplitst in twee groepen. Zo is er een vaste groep Planners en Order Entry medewerkers. Hierdoor zijn er minder contacten, wat mogelijke besmetting hopelijk voorkomt, maar wel de continuïteit waarborgt. In plaats van flexplekken, hebben we nu zoveel mogelijk onze eigen werkplek. We hebben standaard ontsmettingsdoekjes op de afdeling om telefoontoestel, toetsenbord en printers te kunnen ontsmetten. Daarnaast komt de schoonmaakploeg 1x per dag extra langs om alle deuren en dergelijken te ontsmetten. Als we naar huis zijn gebeurt dit nogmaals en worden nogmaals onze telefoontoestellen en toetsenborden schoongemaakt.”Wat is er nu anders dan normaal?
“Doordat we verdeeld zitten, heb je wel te maken met dubbele taken in de werkverdeling, omdat ieder Order Entry team zijn ingezette orders moet verwerken en controleren. Ook werken er 2 planners vanaf kantoor Veghel sinds de start van de crisis. Tevens werkt er 1 Order Entry medewerker vanuit huis die aanvullende werkzaamheden nu uitvoert voor de gehele expeditie. Ook zijn wel wat werkwijzen veranderd. Even naar elkaar toelopen voor een vraag lukt niet meer, dus alles gaat zoveel mogelijk per e-mail. Dringende vragen gaan nog wel per telefoon, denk aan een klant die iets wil weten over zijn voerleverantie. Dan moet je toch even de planner spreken.”“Wat opviel was dat bij de 1e crisis aankondiging (16 tot en met 27 maart) de telefoon, e-mail en internetbestellingen toenamen. Hierdoor waren we die twee weken zeer druk. Het inslaan van voeding door de consumenten sloeg ook over naar onze klanten. Zij begonnen ook voer voor hun dieren in te slaan. Op dit moment hebben we weer redelijke normale weken. Ik ben ontzettend trots op hoe snel we deze werkomschakeling hebben gemaakt. Het is mooi om te zien dat iedereen zich met 100% inzet!”